吴刚:从初学到进阶,如何用好时间统计法

2018年7月15日16:39:41 评论

截至2015年年底,我已经实践时间统计法3万多小时,历经了一些不同的阶段,也指导了不少身边的实践者,我将这个过程总结为九个不同阶段,让初学者可以循序渐进,印证自己的进展状况,也能了解每一个阶段可能遇到的困难及对应方法。时间统计法其实可以分为记录、分析和改进这三个步骤,但仅仅是开始第一步时间记录,可能就会难倒许多人。

一段:开始用纸笔或者软件记录自己日常的时间开销。这个阶段的目标主要是找到适合自己的记录方式和工具。时间记录的方式可以粗略分为部分记录和全天记录,全天记录就是每天24小时,每周7天,不间断地记录自己在不同事情上花费的时间。格式如下:

  • 7:00~7:10 起床、上洗手间
  • 7:25 刷牙洗脸
  • 7:40 准备早餐
  • 8:05 早餐
  • 8:15整理出门
  • ……

部分记录有分时段记录和分事项记录,分时段可以只记录工作时间,只在周一到周五记录,从到公司至离开公司为止,这样可以降低记录的难度;分事项记录也可以叫作单项记录,比如记录自己准备司法考试的过程,当自己在复习的时候就记录,这类记录法可以量化了解自己的努力程度,以便掌控项目进度。这个阶段通常发生在刚接触时间统计法时,希望了解自己的“时间都去哪儿了”,在看到自己一周或者一个月时间记录的数据时会有恍然大悟的感觉。

二段:时常会忘记“记录时间”这件事。一旦开始全天记录自己的时间开销,很多偏自由性格的人往往会很不适应,因为“记录”这件事本身是一件花费注意力的事情,常常会忘记。每个人记录的事项具体程度不同,一般而言全天在50到80个事件之间,每次记录如果用5秒钟,那全部就是7分钟的记录时间,总耗时并不长,难在每件事切换的时候记得去记录下来。让记录更方便是应对这一问题的方法之一,如果你是在办公室工作的,那么记录时间的本子建议一直在打开状态,并放在你手能够到的地方,旁边最好放置一支专用笔;如果你是经常在路上,那么一款趁手的APP就很重要,比如常用的“iTimelog”或“时光似金”。

三段:基本不会漏记,但对“记录时间”有隐约焦虑感。到了这个阶段,基本上记录时间的习惯已经养成,能够连续30天以上记录自己的时间开销了。要承认的是,这种隐约的焦虑感并不会消失或者减弱,这是时间统计法的代价之一。应对焦虑感的办法是把注意力放在如何分析自己得到的时间开销数据上,看看有哪些事情可以多做,哪些事情可以少做,并在下一个周期去看效果。比如对于在读书上花的时间,我就会统计每周自己的读书时间,比如2014年3月我每天平均的阅读时间是30分钟左右,通过分析自己阅读的时间段,发现自己早晨和午休时段可以增加更多的阅读时间,改进后,4月就每周统计阅读时间,在一个月时间内把平均阅读时间提升到每天42分钟。

四段:定期分析时间开销,对如何“事件分类”感兴趣。在学会对某些单项的时间分类进行记录、分析、改进以后,我们会发现,如何选择记录下来的事件对我们分析和改进的效果有着巨大的影响。通常我们关注的大都是工作、学习方面方面的事件,比如读书、某个重要项目、锻炼身体、写作,但在生活中其实还有很多事件的发生是不由我们控制的,比如每天都要做的日常洗漱、吃饭、休息等。时间日志的精髓在于分类和分析,别忘了,柳比歇夫是昆虫分类学家、统计学家的背景。人的生活里有许许多多的活动,如何分类?可以采取两个层次的分类,分类至少是两个层次,第一层次是基础层,包括了最小单位的活动,这个最小如何定义?5分钟是我采取的界限,你完全可以选择更大或者更小的界限。比如我目前基础活动一共有50类,包括但不限于“步行、读书、吃饭、处理个人邮件、上网浏览、夜眠、小憩……”这部分大家的区别不会特别巨大。第四段的任务就是经过一段时间,把自己的第一层分类清理到50~80类。

五段:试用他人的分类法,并建立自己的分类。这里指的是第二层次的分类,这种分类把相似目的的基础事件统一在一起,为统计与分析服务。最早我的第二层分类是按照活动本身的类型来分类的,比如“公司工作、个人学习、身体锻炼”,后来运用了生命轮的概念,将其归类为“健康、事业、家庭、社交、成长、精神、财务”,在研究了《时间投资法》这本书后,我的归类进化为“睡眠、投资时间、消费时间、浪费时间、消耗时间”五大类。这也未必是分类的最后或者最佳状态,分类是为分析服务的,所以只是在一段时间内稳定,还是可以改变的。

六段:设定不同分类的时间预算,并能达成目标。2014年我的分类是这样的,“工作、自我教育、财务自由、职业发展、家庭关系、日常事务、精神信仰、娱乐休闲”,这些都是第二层次的分类。我的基本原则就是这些方面在一个月的时间内都要分配到一定的时间,具体而言就是除去睡觉和工作,其他7个方面每个月的最低时间花费每个不低于20个小时。这个算法具体为,每个月720个小时,除去176个小时工作,240个小时睡眠,还剩304小时,7个方面耗时底线加起来共140小时,大约是空闲时间的一半。

七段:即使暂停一段时间统计,也能掌控时间开销。达到第六段位,应该算是基本掌握时间统计法了,在这个时候,不妨尝试停止你的时间记录行为,可以停止一周、两周,甚至一个月。暂停时间记录是为了观察我们的自我管理会不会因此而脱轨,如果你能够感知到自己的生活模式没有大幅度的变化,那就是一个好消息。我们做任何事情最好不忘初心,每个人开始时间统计法的原因可能不同,但大的方向都是希望掌控自己的生活,不让时间虚度,如果暂停时间统计也能掌控生活,那完全可以也应该这样做。只是经验告诉我,人的生活中有很多避不开的旋涡,会让我们的时间运用不由自主地趋向混乱,我一般停止时间记录后,还是会重新出发,用更新了的统计法继续时间记录。

八段:了解自己的时间纹理,并学会创造纹理。所谓时间纹理,是我发明的形象说法,它的实质是“有结构的时间”。我在长期时间统计实践中发现,时间运用的效率并不是平均分布的,在某些时段效率就很高,比如早晨起床这段时间,我们几乎不用动脑地进行起床洗漱吃早餐的动作,这原因就在于这段时间是“有结构”的。所谓结构就是一系列固定的行为首尾相接。在我们的工作学习中,如果学会创造这样的时间纹理,能够大幅提高我们做事的效率和稳定性,也就是人们常说的“坚持”。比如我希望自己多点静坐的时间,我就把每天上床这件事和盘腿静坐结合在一起,每天晚上上床后就自然盘腿坐10分钟,前三天需要记住去做这件事,后面连续两个星期的重复以后,完全已经成为下意识的行为了。这就是创造时间纹理。

九段:悟到时间的稀缺性,产生对时间的敬畏。柳比歇夫26岁的时候,是什么原因触发他开始持续一生的时间统计法已经不得而知了,有一点可以肯定的是,他意识到了某种超越他自己生命的永恒的道理。我接触时间统计法时已经36岁,因为好奇而开始了时间统计,这几年以来的记录统计和改进,却使我对“时间”产生了更深刻的认识。时间本身是平均的,但我们对时间的感受却扭曲了这一点,开心的时候时间过得总是飞快,而痛苦或者等待的时候,时间却好似停滞了一般。我们随意浏览网页的一分钟,和医院里弥留病人的一分钟是一样的,又是不一样的,设身处地,他会不会希望用自己过去挥霍掉的一天来换取现在多活一分钟呢?生命是极为复杂的现象,时间本质上是万物运动的体现,用好我们白驹过隙般的人生(充其量3万多天)是一个并不轻松的责任,时间统计用得越久,我对这一点越深信不疑。

虽然已经有了3万多小时的时间统计,我认识到自己还是一个小学生。对于刚接触这一方法的朋友我能够理解你们的各种困惑,把握这一方法的精髓,在于进行有效的统计总结反省行动,获取最大的收益。一个人最大的痛苦不是没能取得宝藏,而是入宝山却空手而归。时间统计法描述起来并不复杂,最难的是能够坚持下来。我原先也这么以为,直到我已经把时间日志iTimelog内化为习惯。第一关过了以后还有第二关,而这一关对人的考验更大。第二关就是“如何回顾和分析时间日志并产生行动”。《奇特的一生》只是《九阴真经》的上半部,下半部已经随着柳神的逝去无处寻觅了。好在已经有很多人在实践时间统计法,我们可以在实践中互相印证和探讨,找到当代更好的解决方案。

有人说,时间统计法又要记录又要统计,做起来那么难,有实际意义吗?其实,难与不难要看你对目标、时间、人生的认真程度。据我对时间管理各种方法的了解,时间统计法是唯一能够以一己之力,用接近客观的方式衡量自己使用“时间”的效用的方法。活着的时间=生命,想发现生命的真相而不再盲人摸象吗?想让自己的单位时间越来越有价值吗?这是不二法门。

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